Co-Savoirs : Les dirigeants d'EA ont besoin qu'on leur apporte des outils et des méthodes efficaces qui facilitent leur travail // UNEA - Union Nationale des Entreprises Adaptées

Co-Savoirs : Les dirigeants d'EA ont besoin qu'on leur apporte des outils et des méthodes efficaces qui facilitent leur travail

03/12/2013

La Scop Co-savoirs est l’un des partenaires de l’UNEA dans la mise en œuvre du Pacte de Professionnalisation en EA. Elle accompagne les dirigeants d’Entreprises Adaptées dans la mise en place d’une démarche de GPEC. 

Peyo Bachoc, consultant à Co-Savoirs, explique, dans la newsletter de l’UNEA, les différentes étapes de la mise en place du logiciel de GPEC de l’UNEA e-FormAdapt et du suivi personnalisé qui s’en suit.  

 

1/ En tant que consultant chez Co-Savoirs, vous accompagnez les Entreprises Adaptées dans le déploiement de l’outil de GPEC E-FormAdapt. Pouvez-vous nous expliquer comment se déroule ce déploiement. Quelles sont les différentes étapes ? 

Peyo Bachoc : En amont de la phase de déploiement nous recueillons le plus d’informations possible sur l’entreprise et ses besoins : quelles sont vos principales attentes ? Avez-vous mis en place des entretiens ? Avez-vous des certifications qualité? Quels documents (fiche de poste, tableau de polyvalence, compte rendu d’entretien, …) utilisez-vous ? Tous ces éléments de contexte nous permettent de personnaliser nos interventions en cohérence avec la stratégie du dirigeant et en complément du processus RH déjà en place.

 

Vient ensuite le déploiement en tant que tel selon les étapes suivantes :

 

•         La création de la base de données dédiée à l’Entreprise Adaptée (EA) sur notre plateforme technique, à partir des informations recueillies préalablement, dans laquelle nous chargeons « en masse » les données RH pour préparer l’instance personnalisée de l’EA (fiches salariés, fiches de fonctions, catalogue de formation, etc.) ;

 

•         La formation et l’accompagnement au démarrage : la première séquence de formation a pour but de définir avec la Direction et/ou le DRH les objectifs internes du projet en termes de résultat attendu et le plan d’actions pour les atteindre. C’est durant cette première journée que sont formés les administrateurs à l’outil e-FormAdapt en plus de la description détaillée des concepts de GPEC simplifiée et opérationnelle que nous prônons au sein du Pacte de Professionnalisation de l’UNEA (« comment relier opérationnellement la stratégie du Dirigeant de l’EA et le niveau de compétences de tous les salariés ? ») ;

 

•         La seconde séquence de formation concerne la mise en place des entretiens, avec une partie méthodologique (« comment mettre en œuvre ou comment formaliser et consolider les pratiques existantes dans notre EA ? ») et une partie consacrée à l’utilisation de l’outil e-FormAdapt qui structure en pas à pas le processus de GPEC à tous les niveaux de l’EA ;

 

•         Deux autres cursus de formation facultatifs permettent d’accompagner les entreprises dans la démarche. L’un permet de créer le référentiel métier interne (fiches de fonctions) ou d’adapter l’existant aux objectifs de l’entreprise. L’autre cursus facultatif permet lors d’une demi-journée d’informer / sensibiliser les salariés (par groupe de 10) sur la finalité de la démarche avec pour objectif de les inciter à devenir acteur de leur propre projet professionnel. Il s’agit de les préparer à être force de proposition lors de leur entretien professionnel et pour cela de bien comprendre son déroulé et ses objectifs.

 

2/ Les dirigeants parlent d’un accompagnement adapté. Comment se passe ce suivi avec les utilisateurs ?

PB : Lors de la première formation un plan d’actions est défini. Le but est de s’assurer que pour chaque tâche à réaliser les moyens existent et que les délais sont réalistes. Chacun des acteurs du déploiement a donc une vision claire de ce que l’on attend de lui. 

 

Durant les formations, nous nous attachons à mettre en situation les participants afin de leur faciliter l’appropriation de l’outil et de leur donner confiance. Une documentation sur les points méthodologiques et les guides utilisateur sont remis à la fin des formations. 

 

Le consultant en charge du déploiement se rend disponible pour répondre à toutes les questions lors du démarrage et enfin, si nécessaire, l’assistance à l’utilisation est joignable par simple saisie d’un formulaire de contact directement dans l’outil (problème rencontré, etc.).

 

 

3/ Les EA ont des besoins particuliers qui sont propres à leurs organisations, leurs activités ... En tant que consultant vous êtes à l’écoute de leurs demandes. Comment faites-vous évoluer le logiciel ? 

PB : Nous avons au moins une évolution majeure chaque année. Les évolutions du produit portent sur les aspects fonctionnels, ergonomiques et techniques (le « moteur » de l’application).

Les demandes d'évolutions fonctionnelles proviennent des remarques et demandes des utilisateurs en phase de déploiement, des questions récurrentes à l’assistance et du suivi que nous réalisons auprès des entreprises. Ces demandes d’évolutions retenues (pertinence fonctionnelle, nombre d’EA en demande, etc.) sont ensuite intégrées à la version suivante ou reportées à une version ultérieure selon les plannings de versions. E-FormAdapt étant une action collective nous devons veiller à la cohérence du produit pour qu’il soit utilisable par toutes les entreprises, ce qui implique que certaines demandes trop spécifiques ne peuvent être intégrées. 

 

L’évolution ne concerne pas uniquement l’outil informatique, mais aussi les formations, périodiquement les intervenants Co-Savoirs se réunissent pour capitaliser sur les retours d’expériences : qu’est-ce qui a le plus intéressé les participants à une formation ?, qu’est-ce qui doit être amélioré ?, quelles ont été les principales questions ?, etc. Ce travail nous permet d’améliorer notre pédagogie et de bâtir des aides à l’utilisation de l’outil plus efficaces, et faciliter ainsi la conduite du changement.

 

 

4/ Certains dirigeants sont encore frileux à l’idée de mettre en place cet outil. Que pouvez-vous leur dire pour les rassurer ?

PB : Je ne sais pas si les dirigeants ont besoin d’être rassurés. Ils ont besoin qu’on leur apporte des outils et des méthodes efficaces qui facilitent leur travail et celui de leurs collaborateurs. 

 

L’adaptation de la capacité à la charge de travail, le maintien et le développement des compétences de leurs salariés, la gestion de l’absentéisme, la polyvalence, la mobilité interne, la recherche et l’intégration de nouvelles activités, le recrutement, etc. Toutes ces problématiques sont au cœur des préoccupations quotidiennes du dirigeant d’entreprise adaptée. Le but de cette action collective est de structurer et de consolider les pratiques existantes. 

 

Nous avons conçu cet outil pour que son utilisation soit la plus simple possible : hébergement des serveurs pour évacuer les problèmes purement informatiques, ergonomie du logiciel, assistance à la mise en œuvre et à l’utilisation.

 

Notre action n’a de sens que si elle produit un résultat utile. Nous avons une approche très pragmatique de ces projets. Nous sommes donc particulièrement attentifs aux besoins, aux objectifs et aux moyens disponibles dans l’entreprise pour adapter nos interventions et accompagner les celles-ci dans la mise en œuvre d’une GPEC simplifiée et opérationnelle.

 

Propos recueillis par Stéphanie Benaroc

 

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