PRESENTATION DU NOUVEL EXTRANET ASP

Janvier 2021 : un nouvel outil pour les Entreprises Adaptées

Un groupe de travail multi-acteurs mis en place il y a maintenant plus de 18 mois a pu constater les avancées : ce nouvel extranet sera plus ergonomique, et plus performant (au regard des lenteurs de l'actuel système) 

La DGEFP et l’ASP organise 3 sessions (d'une demi-journée) de présentation des fonctionnalités du nouveau système d'information. Nous vous invitons à vous y inscrire massivement (Dirigeant, utilisateurs actuels et futurs (RH, Comptabilité, siège des associations...)

Au programme de cette demi-journée :

• Une présentation de la genèse du projet de ce nouvel extranet
• Une démonstration de la prise en main de l’extranet avec les aides qui seront mises à votre disposition
• Une présentation des nouveautés sur ce nouveau portail
• Un focus sur la Fiche salarié et les contrats, avec des démonstrations vidéo portant sur différents actes métiers que vous serez amenés à effectuer
• Un focus sur les Déclarations Mensuelles (bordereaux) avec la présentation du nouveau format de saisie, portant sur :
  • Les Déclarations Mensuelles Établissement générées par les gestionnaires des établissements
  • Les Déclarations Mensuelles Structure EA  générées par les gestionnaires des Structure EA 
• Un focus sur les données relatives aux établissements d’une structure

Une séquence d'échange et de réponse à vos questions sera prévu en fin de séance. Ces questions alimenteront une FAQ spécifiques au nouvel outil.

INCRIVEZ VOUS AUX WEBINAIRES

Afin de pouvoir maximiser vos chances de participation aux webinaires, 3 dates vous sont proposées. Invitez vos collaborateurs utilisateurs à y participer.

Pré requis techniques à votre connexion au webinaire :

• En cliquant sur le lien dans votre invitation du Webinaire, vous serez probablement amenés à télécharger l’application Webex sur votre poste ; ce qui peut prendre quelques minutes. Si le téléchargement de l’application n’est pas obligatoire, les navigateurs à privilégier sont Firefox et Chrome.
• L’utilisation d’un casque ou de haut-parleur sera nécessaire pour suivre le Webinaire.

Merci de vous inscrire dès que possible en renseignement votre prénom, nom, adresse mail et le nom de votre entreprise. À la suite de votre inscription, une invitation électronique sera envoyée directement à l’adresse mail indiquée. 

INFORMATIONS IMPORTANTES

Saisie obligatoire du NIR :

pour rappel, afin de garantir la qualité de la reprise des informations et éviter de devoir ressaisir l'ensemble des salariés,  il est nécessaire de saisir le NIR (Numéro d'inscription au Répertoire = Numéro de Sécurité Sociale) pour tous les salariés des Entreprises Adaptées : 90% des entreprises adaptées ont déjà saisi cette information, merci aux retardataires de finaliser cette saisie avant la fin de cette année à la fois pour les travailleurs handicapés et non handicapés.. 

La gestion des habilitations :

Le nouvel extranet ASP (EA2) permet de gérer désormais différents profils par rapport à l’extranet actuel (administrateurs, gestionnaire d'établissement, responsable ....)

Cela permettra de définir les rôles de chaque utilisateur dans sa relation avec les services de l'ASP et les services des DIRECCTE. Il est important de réfléchir à votre organisation, notamment dans la définition des rôles pour des CPOM multi-établissements. 

Une fiche synthétique de présentation des rôles sera présentée lors des webinaires. 

Planning de réalisation : 

Le nouvel extranet sera déployé progressivement sur une période de 18 mois. Les premières fonctionnalités disponibles permettront de :

• Déclarer l’embauche d’un nouveau salarié
• Rechercher et consulter les salariés
• Modifier les salariés
• Consulter, créer, modifier et supprimer les périodes de RQTH de vos salariés
• Gérer les contrats de travail : créer, renouveler, modifier, supprimer, consulter
• Gérer les MAD : créer, renouveler, modifier, supprimer, consulter
• Saisir vos déclarations mensuelles
• Soumettre vos déclarations mensuelles
• Modifier et corriger une déclaration mensuelle
• Editer / imprimer vos déclarations mensuelles pour envoi à la DR ASP
• Enregistrer la signature d’une déclaration mensuelle et l’envoyer à la DR ASP – La signature se fait toujours sur les documents papier jusqu’à l’arrivée de la signature électronique en 2022
• Libérer une déclaration mensuelle (retour à l’état brouillon) – La libération de la Déclaration mensuelle s’effectue avant envoi à la DR ASP

Progressivement, des nouvelles fonctionnalités arriveront en cours de déploiement :

• Importation en masse de salariés
• Exportation des fiches salariés en masse
• Exportations des déclarations mensuelles sous Excel
• Signature électronique des bordereaux
• Compléter et valider les éléments de vos déclarations mensuelles préremplies avec les éléments de la DSN (2022)

Des outils pour bien prendre en main l'outil

Dans une optique de bonne prise en main du nouvel outil, la DGEFP et l'ASP travaillent sur la réalisation d'outils pédagogiques :

• Vidéos de présentation
• Fiches d'instructions par fonctionnalité

Elles seront accessibles sur le site du Ministère du Travail ainsi que sur le nouvel extranet.